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No caso da nota fiscal modelo 1, o retorno de vasilhames é acobertado por uma via adicional da nota fiscal. E no caso do da NF-e?

Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias, se a legislação da unidade federada assim o permitir.

O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?

O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

Há um leiaute obrigatório para o DANFE?

Sim, o DANFE deve seguir o leiaute previsto no Manual de Integração - Contribuinte.

No canhoto do DANFE, podem ser impressas outras informações além das constantes no modelo do Manual de Integração Contribuinte (ex.: valor total da NF, entregador da NF, vendedor)? O DANFE pode ter mais de um canhoto (ex.: um para o transportador assinar, outro para o destinatário da mercadoria assinar)?

Sim, novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:
  • o DANFE pode ser impresso no formato retrato, caso em que o canhoto ficará localizado na extremidade superior do formulário, ou no formato paisagem, com o canhoto localizado na extremidade esquerda do formulário;
  • o deslocamento do canhoto ou adição de novo canhoto só pode ser efetuado no DANFE impresso no modo retrato;
  • em formulário de segurança, o DANFE será impresso sempre no tamanho A4 e no modo retrato, sendo, neste caso, vedado o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do formulário.

Em uma situação em que o DANFE seja impresso em mais de uma página, da segunda página em diante pode-se imprimir somente os dados do emitente, chave de acesso e seu código de barras e os produtos?

O DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Cada uma das folhas adicionais deverá conter, na parte superior, no mínimo, as seguintes informações, impressas na mesma disposição e tamanho definidos para a primeira folha:
  • dados de Identificação do Emitente;
  • as descrições "DANFE" em destaque, e "Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica";
  • o número e a série da NF-e, o tipo de operação, se Entrada ou Saída, além do número total de folhas e o número de ordem de cada folha;
  • código(s) de barras;
  • campos Natureza da Operação e Chave de Acesso; e
  • demais campos de identificação do emitente: Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.
A área restante das folhas adicionais poderá ser utilizada exclusivamente para apor:
  • os demais itens da NF-e que não couberem na primeira folha do DANFE, mantendo-se as mesmas colunas com a mesma disposição e largura utilizadas na primeira folha; e/ou
  • as demais informações complementares da NF-e que não couberem no campo próprio da primeira folha do DANFE.
Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE poderá ser utilizado para continuação dos dados do quadro "Dados dos Produtos/Serviços", do campo "Informações Complementares" ou para uma combinação de ambos. Sempre que o verso do DANFE for utilizado, a informação "CONTINUA NO VERSO" deverá constar no anverso, ao final dos quadros "Dados dos Produtos/Serviços" e "Informações Complementares", conforme a utilização.

O número de ordem e o número total de folhas deverão ser impressos na parte superior de cada uma das folhas do DANFE, inclusive na primeira, mesmo que se utilize uma única folha.
 
O leiaute do DANFE pode ser consultado nos Anexos do Manual de Integração - Contribuinte.

É obrigatória a inserção de elementos como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora no DANFE?

Sim, a inserção dessas informações é obrigatória na NF-e, caso a empresa tenha acesso a estas informações antes da sua emissão. Caso esta informação não conste do arquivo da NF-e, não podendo, portanto, ter sido impressa no DANFE, considera-se que a mercadoria saiu do estabelecimento emitente no dia da emissão da NF-e.

O formulário de segurança pode ser usado por vários estabelecimentos da mesma empresa?

Sim, o formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) da mesma unidade federada. O PAFS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ da UF do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outra UF.

Como adquirir Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão do DANFE?

O uso do Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.

Para adquirir FS-DA o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados nos termos do Convênio ICMS 96/09, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). Este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.

Tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Em algumas UF, não há distribuidores e gráficas locais credenciados, de forma que o Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) deve ser adquirido diretamente dos fabricantes.

A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) está disponível no site do CONFAZ, no endereço: http://www.fazenda.gov.br/confaz/, menu  "Publicações",  submenu "Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas".

No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue? O DANFE?

A nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal utilizada pelos contribuintes do IPI ou ICMS, modelo 1 ou 1-A, normalmente emitida em operações entre empresas, e a nota fiscal modelo 4, utilizada por produtores rurais, as quais podem ter pessoas físicas como destinatários em determinadas situações.

Nestes casos o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.

Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

A reimpressão é desnecessária se o extravio ocorrer depois que a mercadoria chegar a seu destino.

Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser o DANFE?

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

A Receita Federal, os demais estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica que é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE (ex: 1/3).

O DANFE pode ser impresso em papel comum? Nesse caso, como fica a questão da segurança do DANFE?

O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).

Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado "DANFE Simplificado", nos termos do Manual de Integração - Contribuinte.

A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ autorizadora ou subsidiariamente no Portal Nacional, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Qual a finalidade dos códigos de barras impressos no DANFE?

Todo DANFE possui um código de barras unidimensional que representa a chave de acesso da nota fiscal eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

O DANFE que representar uma NF-e emitida em contingência com uso de DPEC ou de impressão de DANFE em formulário de segurança deverá conter um segundo código de barras com dados adicionais, impresso no lugar do Protocolo de Autorização, nos termos do Manual de Integração - Contribuinte.

O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da NF-e. Tem as seguintes funções:
  • conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da nota fiscal eletrônica (Chave de Acesso);
  • acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
  • auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
  • colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.
Características do DANFE:
  • O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes de sua circulação;
  • O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;
  • não existem restrições quanto ao número de vias do DANFE que podem ser impressas;
  • O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado "DANFE Simplificado", devendo ser observado leiaute definido nos termos do Manual de Integração - Contribuinte.
  • O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
  • O canhoto destacável do DANFE deverá constar, no modelo retrato, na extremidade superior do DANFE e, no modelo paisagem, na extremidade esquerda do DANFE, sendo permitido o seu deslocamento para a extremidade inferior no caso de impressão no modo retrato (no modo paisagem, a disposição do canhoto não pode ser modificada). Quando impresso em formulário de segurança, o DANFE deverá obrigatoriamente ser do tamanho A4, com impressão no modo retrato, caso em que fica vedado o deslocamento do canhoto para a parte inferior do formulário.
  • Os títulos e informações dos campos constantes no DANFE devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.
  • A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.
  • Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no máximo, 50% do tamanho da folha.
  • Se necessário, o DANFE poderá ser impresso em mais de uma folha, caso em que deverá constar em cada folha o número da página atual e o total de páginas do documento.
  • As alterações de leiaute do DANFE permitidas são somente aquelas previstas no Manual de Integração - Contribuinte.
Uso de Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA):
O uso do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência, excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência, transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) - Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que o DANFE será emitido em papel comum, exceto papel jornal.

Cabe ressaltar que o DANFE não substitui e não se confunde com a nota fiscal eletrônica, sendo apenas uma de suas várias representações possíveis na forma impressa.

A aquisição de FS-DA está tratada na dúvida frequente "Como adquirir Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão do DANFE"?.